Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Важное значение для успешного бизнеса имеет правильная организация закупок, независимо от масштаба компании. Если мы говорим о небольшом предприятии, которое может заниматься закупками внутри со своими помощниками, то с увеличением бизнеса количество времени и ресурсов также увеличивается. В этом случае автоматизация закупок является наилучшим решением. На примере данной статьи рассмотрим, что такое автоматизация закупок, а также как она может быть выгодной для бизнеса.

Автоматизированные закупки - это специальная программа, которая используется для повышения эффективности работы отдела закупок и всей компании. Она позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, согласовывать сроки поставок. Автоматизированная система позволяет анализировать продажи и контролировать плановые показатели. Программа работает быстрее, не ошибается, не опаздывает и не требует зарплату, что помогает в сокращении затрат компании.

По статистике, использование автоматизированной организации закупок на предприятии может сократить затраты на 15-16% и ускорить закупочный процесс на 20-30%. Это также приводит к экономии времени закупщиков и поставщиков, прозрачности алгоритма и увеличению количества поставщиков, что создает конкуренцию и может привести к предложению товаров и услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.

Необходимость обучения сотрудников работе с автоматизированной системой является основным недостатком внедрения такой программы, особенно в крупных компаниях. Однако, есть организации, которые предоставляют презентации и гайды по работе с такими системами.

Примером успешного использования автоматизации в компании является компания "Вимм-Билль-Данн", которая после автоматизации складского хозяйства сократила количество возвратов продукции практически вдвое, увеличила количество обрабатываемых в сутки заказов на треть и повысила показатель точности работ с 77% до 99%.

В любой компании процессы автоматизации должны учитывать уникальные бизнес-процессы. Так, системы организации закупок могут быть разными для разных офисов. Например, головной офис может использовать SAP, а его филиал – 1С ERP. Чтобы внедрить полноценную автоматизацию закупок, необходимо настроить связи между системами, а также доработать их. Если же ограничиться локальными базами данных, то возникнут некоторые недостатки. К примеру, конфиденциальная информация может быть потеряна или похищена, так как любые базы данных могут стать объектом киберпреступлений. Руководители будут также лишены возможности быстрого поиска информации, включая истории тендеров и отчеты по срокам и результатам, что может серьезно затормозить работу компании.

Кроме того, коммуникации с поставщиками будут проходить по e-mail и телефону, что существенно усложнит ведение истории, а также оставит компанию без доказательств в случае конфликта с партнерами. Также составление документов и писем потребует много времени, так как нет систематизированных шаблонов и типовых бумаг. Поэтому локальные базы данных подходят только для небольших компаний и могут оказаться неактуальными после расширения бизнеса.

На сегодняшний день существуют автоматизированные системы организации закупок, которые устраняют все перечисленные недостатки локальных баз данных. Они являются удобным и безопасным решением проблем, связанных с закупками товаров и услуг, и позволяют существенно повысить продуктивность работы компании.

Особенности внедрения систем

Когда речь заходит о внедрении системы автоматизированной организации закупок, следует учитывать несколько этапов. В первую очередь, необходимо провести исследование бизнес-процессов в компании, что позволит грамотно спланировать разработку и проектирование системы. Также не стоит забывать о программном обеспечении фирмы, на которое должны быть выдвинуты определенные требования для эффективной работы системы. Тем не менее, специалисты по внедрению автоматизированных закупок учитывают все эти моменты и могут подобрать индивидуальное решение.

После установки системы автоматизированной организации закупок в компании необходимо организовать обучение сотрудников работе с системой. Доступ к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, отвечающим за организацию закупок в предприятии. Если компания имеет несколько подразделений, то такая система должна быть растиражирована на каждое из них. Оптимальным решением является запуск системы в тестовом режиме в первое время. Это позволит сотрудникам более детально ознакомиться с новшеством без лишней спешки, а руководству - убедиться в качестве работы системы.

Сложность процесса внедрения системы автоматизированной организации закупок может показаться чрезвычайно высокой. Однако, компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных систем, располагают отделом технической поддержки, где можно получить помощь по профильным вопросам. Гланое - правильно выбрать проверенного поставщика услуг и обратиться к нему за помощью.

Фото: freepik.com