Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Внедрение автоматизации в работу компании может оказаться существенным прорывом в оптимизации ее бизнес-процессов. Автоматизация ввода документов в корпоративную систему ускоряет работу сотрудников и помогает снизить процент ошибок. Один из путей оптимизации процессов заключается в использовании универсальной платформы для документооборота. Кроме распознавания документов, она способна классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить их в корпоративные информационные системы.

Программы с функцией автообучения могут значительно снизить затраты на внедрение и обслуживание. Эта функция позволяет автономно формировать ответы на письма для пользователей или направлять заявки компетентному сотруднику. Оптимизация бизнес-процессов возможна не только с использованием «классических» документов, но и с использованием документов из любых источников, таких как облачные хранилища, сетевые директории,сканеры, электронные письма и фотографии.

Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему. Также стоит выбирать программы только у проверенных компаний, имеющих опыт работы и успешные решения в данной области.

ABBYY предлагает интеллектуальные решения, которые существенно облегчат рутинную работу компании и помогут оптимизировать ее бизнес-процессы. Любая компания, будь то малый бизнес или крупная корпорация, ежедневно сталкивается с потоком десятков, а иногда и сотен различных документов. Обработка и классификация этих документов становится одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. Универсальные программные решения быстро и безошибочно помогут решить эту проблему.

Как классифицировать документы: основные принципы

Классификацию документов в делопроизводстве можно осуществлять по различным принципам, например, по времени создания, по месту издания или по уровню секретности. Однако в организациях наиболее популярны два принципа: классификация по сфере использования документа и классификация по содержанию.

Классификация по сфере использования предполагает разделение всех документов на несколько подгрупп, включая:

• организационно-правовые документы (например, договоры, уставы, должностные инструкции);
• распорядительные документы (приказы, решения и т. д.);
• учетно-расчетные документы (счета-фактуры, накладные, платежные поручения и другие);
• информационно-справочные документы (служебные записки, справки, письма и т. д.);
• нормативные документы (правила, стандарты и др.);
• коммерческие договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, возможна только после прочтения документа. Например, чтобы определить, что перед вами договор, а не его приложение, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Важно понимать, что каждый документ может быть классифицирован одновременно по типу и по содержанию. Для обработки документов ответственным сотрудникам необходимо определить тип документа, перевести его в электронный формат, ввести в систему и отправить в соответствующее подразделение. Ошибки при ручной обработке документов могут приводить к искажению данных и недопустимы, если компания стремится занять лидирующие позиции на рынке.

Также клиентские запросы и электронные письма необходимо обрабатывать быстро и точно, иначе компания может потерять доверие клиентов. Многие клиенты ожидают ответа не более, чем через полчаса после отправки запроса, а некоторые считают, что компания обязана отвечать даже в выходные и ночное время. Несвоевременные ответы на запросы могут сильно снизить уровень доверия к компании.

Для упрощения процесса классификации и обработки документов сотрудники компаний могут использовать решения ABBYY.

Компания ABBYY разработала несколько интеллектуальных решений, которые успешно оптимизируют основные бизнес-процессы в разных отраслях и департаментах компаний. В частности, решения ABBYY подойдут для улучшения работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, а также специалистов службы технической поддержки и работы с клиентами в банковской сфере, нефтегазовой и энергетической отраслях.

Одним из инструментов ABBYY является технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR, которая позволяет конвертировать любые бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы в редактируемые форматы, такие как Microsoft Word, Excel и PowerPoint, OpenOffice Writer и другие.

Unique technology ABBYY Compreno, в свою очередь, позволяет классифицировать документы по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование. Стоит отметить, что данная технология отличается от классических аналогов, работающих на основе статистики и жестких правил, потому что осуществляет полный семантико-синтаксический анализ текста путем анализа событий и связей. Благодаря такому глубокому анализу увеличивается полнота и качество значимой для компании информации.

ABBYY FlexiCapture Engine также помогает в классификации документов и используется для оптического распознавания символов, меток и интеллектуальной обработки печатных документов. Благодаря этому решению, структурированные и неструктурированные документы могут быть классифицированы, что в свою очередь, позволяет упростить обработку большого количества материалов.

При помощи интеллектуальных решений ABBYY можно круглосуточно отвечать на вопросы, обращаться в службу поддержки только в экстренных случаях. Также можно позволить автоматический ответ, основываясь на информации, собранной из ранее полученных электронных писем, платежей и звонков клиентов. Весьма выгодно использование ABBYY Smart Classifier SDK, которое решает задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С помощью этого решения, например, можно распределять поток входящих документов и легко находить их в корпоративной системе.

Как утверждают специалисты, использование интеллектуальных решений ABBYY значительно повышает эффективность бизнес-процессов, снижает риски утечки конфиденциальной информации и оптимизирует затраты на обработку документов. При этом, как это уже было сказано, заказчик может выбрать самостоятельно, какое из представленных решений оптимально подходит для нужд его компании.

Фото: freepik.com